Economize dinheiro: aprenda a controlar seus gastos no PC

Nas últimas semanas o mundo está repleto de notícias ruins sobre o mercado financeiro. Bancos e seguradoras estão à beira de um colapso. Um dos motivos desta crise está associado a um simples fato de que as famílias americanas não conseguirem saldar suas dívidas, gerando uma bola de neve financeira.

Gerenciar as receitas, evitando que elas sejam menores que os gastos, é uma pratica que não é adotada por todos. Desta forma, muitas pessoas perdem o controle de suas finanças e entram em dívidas, gerando uma série de problemas em cascata. Quanto mais ficamos sem controle, mais difícil é buscar a estabilidade.

O objetivo deste post é apresentar uma maneira simples e prática para que todos possam gerenciar seus gastos através de uma ferramenta que praticamente todos têm instalado em seus computadores: o Microsoft Excel (ou equivalente). O modelo de controle que irei apresentar aqui é mensal, e não vai entrar no detalhe de cada gasto, será concentrado nos totais. As capturas de tela serão do MS Excel 2007, contudo será, quando pertinente, indicar procedimentos que funcionam a partir da versão 2003 deste aplicativo.

As dicas requerem um mínimo de conhecimento nesta ferramenta, porém se você não conhece nada, não fique desapontado, no final será disponibilizada a planilha criada aqui para transferência. Ela foi testada no Excel 2003, 2007 e OpenOffice, funcionando em todos.

Mais que apenas anotar o que se ganha, o grande segredo é detalhar de forma organizada o que se gasta, a fim de agrupar de forma organizada cada um dos tipos de gastos, e entender aonde vai o seu rico e suado dinheiro.

Preparando a planilha

O controle proposto é anualizado, para isto, é necessário criar uma planilha nova a cada ano. Isso facilita o controle e possibilita uma visão mais ampla dos gastos. Depois é preciso criar uma linha base de rendimentos e totais, concentradas no topo de planilha, pois colocam próximos os valores de receitas e gastos:

O primeiro passo é criar uma linha com os meses do ano, para isto, preencha a célula B2 com o valor 01/01/2008, depois clique com o botão direito no quadrinho preto que aparece na parte de baixo da célula, e arraste até a coluna M. Ao soltar o botão do mouse, um menu de contexto será exibido, selecione a opção preencher meses, como mostra a animação abaixo.

Depois selecione todas as células, clique com o botão direito e vá até a opção formatar células, e na aba número, selecione a categoria personalizado, e escreva no tipo: mmmm e clique em OK, o Excel vai trocar as datas pelo nome do mês correspondente por extenso. Na célula A1, escreva Receitas, e mescle as células até M1.

A coluna A irá conter a descrição dos itens de receitas e despesas da planilha. Então vamos descrever agora as receitas, sugiro um valor principal: salário. Caso tenha mais fontes de renda, preencha-as uma em cada linha, todas na coluna A.

Repare na imagem ao lado que coloquei o total abaixo da lista de receitas. Preenchi também a formula para o cálculo (soma) destes valores =SOMA(B4:B6). Atenção: os endereços das células vão variar de acordo com a quantidade de linhas de receitas que serão colocadas na planilha. Repita este processo para da um dos meses dispostos na planilha.

Depois, formate todos os valores, marcando-os e clicando com o botão direito do mouse, seguindo a opção formatar células, e selecionando a categoria moeda, e para números negativos a opção em vermelho. Para destacar quando as finanças estiverem ruins.

Antes de iniciarmos o detalhamento dos gastos, vamos reservar duas linhas, um para o total de gastos e outra para a diferença entre gastos e receitas. É importante deixar estas linhas na parte de cima da planilha para que fique evidente, logo que é aberto o controle, como está às finanças naquele determinado mês. No caso da planilha exemplo que está sendo criada agora, estas linhas são respectivamente a 9, 10 e 11. Na imagem ao lado estão as fórmulas para todos os totais, repare que na formula que soma os gastos, existe uma multiplicação por -1 isso deixa o valor dos gastos negativos, permitindo que uma simples soma seja necessária para mostrar o saldo final. Estas fórmulas precisam ser replicadas para os demais meses.

A partir de agora vamos tratar os gastos, e farei de uma forma genérica, ponderando valores que são comuns a maioria das pessoas. Por isso, a partir da célula A14, eu sugiro os valores dispostos nos grupos:

Domésticos: Aluguel, Condomínio, Água, Luz, Telefone, Gás, outros.
Alimentação: Supermercado, Outros;
Transporte: Seguro, Combustível, Estacionamento, IPVA, Transp. Público e Outros;
Entretenimento: Academia, Jornais/revistas, TV por assinatura, Internet
Cinema/Teatro e Outros;
Saúde: Plano de saúde, Farmácia e Outros;
Educação: Mensalidades, Cursos extras e Outros;
Vestuário: Roupas, Sapatos, Acessórios e Outros;

Se quiser um controle mais rigoroso, você pode incluir uma somatória de gastos parciais a cada grupo de itens que listei acima, gerando uma informação mais detalhada, e exibindo o que representa o maior custo no seu orçamento. Coloquei esta somatória nas linhas título de cada grupo.

Ajustes finais
A parte mais importante da planilha são as três linhas de totais, e a ela podemos aplicar um recurso interessante que é a formatação condicional, que pode pintar a células dos valores negativos de vermelho, deixando evidente o mês onde se gastou mais do que ganhou:

Para criar a formatação condicional, selecione todas as células da linha 11 e siga o procedimento do seu Office:

Office 2007: Após selecionar as células, clique no botão formatação condicional na aba inicio. Na seqüência, selecione a opção realçar regras das células e selecione é menor do que, já janela que será aberta, preencha como mostra a imagem abaixo:

Office 2003: Após selecionar as células, clique no menu Ferramenta, e na seqüência em Formatação Condicional, e componha os valores: No primeiro combo: O valor da célula é, no segundo: menor do que, e no terceiro: 0. Clique no botão formatar, e altere a cor do preenchimento para vermelho e a cor da fonte para preto:

Claro que esta planilha ainda é básica e é possível evoluir em muitas coisas, mas com ela do jeito que está o controle dos gastos em comparação com os rendimentos pode ser feito de forma fácil e ágil. Siga este link para baixar a planilha básica de controle de gastos.

Fonte: G1