Aprenda a criar uma boa apresentação no PowerPoint

Não é de hoje que o uso de apresentações eletrônicas é realidade nos ambientes corporativos e também nas instituições de ensino, dando aos expositores a possibilidade de dinamizar e incrementar suas palestras. Para tratar desse tema, vamos considerar dois tipos de abordagens: os aspectos técnicos, que consistem na montagem da apresentação, e também a preparação e apresentação do material.

COMO MONTAR
Vou explicar aqui como montar uma apresentação no PowerPoint, a ferramenta mais comum nesse tipo de tarefas. A versão adotada nos exemplos será a 2007, a mais atual.

Ao criar um novo documento no PowerPoint, há uma série de temas pré-configurados, com composições de cores de texto e fundo com uma boa relação de contraste, evitando problemas visuais na apresentação. Para encontrar essas opções, clique no item Temas instalados, dentro da aba de Modelos, na tela de apresentação. Veja abaixo.

Outro ponto interessante é o uso das formatações que ajudam a organizar diferentes conteúdos, como pode ser visto na ilustração ao lado. O formato mais comum, e também o mais recomendado, é o segundo da esquerda para a direita na primeira fileira: título e conteúdo.

Número de página
Clique no menu Inserir e em Cabeçalho e rodapé, para em seguida marcar as opções: número do slide e não mostrar no slide de título. Outro ponto importante neste menu de configuração é a exibição de data e hora no slide, para quando for necessário ter essas informações na apresentação.

Recursos multimídia

Repare que no interior da área de edição de conteúdo existem seis ícones, que são atalhos rápidos para inserção de conteúdo multimídia, como tabela, gráfico, smartart, imagens, clip-arts e vídeos. Quando você clicar nesses itens, o PowerPoint irá carregar um editor próprio para cada contexto.

No caso de tabela, por exemplo, será preciso informar o número de linhas e colunas. Assim, o programa irá exibir a tabela pronta para receber textos em suas células. O assistente de gráfico é ainda mais interessante, pois é integrado com o Microsoft Excel, permitindo que os dados fiquem em uma planilha. O que aparece na apresentação é apenas o gráfico.

Anotações
Ao fazer uma apresentação, é importante montar um roteiro, definindo o que será dito enquanto cada slide é apresentado. É possível fazer esse controle com o próprio PowerPoint, usando o sistema de anotações. Com ele é possível editar textos relacionados a cada slide: essas anotações não aparecem na apresentação final, mas podem ser impressas e usadas para orientação e estudo.

Para realizar as anotações, clique no menu Exibição e em Anotações. Você encontrará uma tela com o documento dividido em duas partes, o slide e logo abaixo uma caixa de texto onde serão digitados os textos relacionados.

Na hora da impressão, como mostra a ilustração ao lado, selecione a opção anotações no item Imprimir da janela de impressão (aberta com Control+P).

Salvando o arquivo
O ideal é levar o arquivo para a apresentação no formato PPS, que não permite a edição e exibe diretamente a apresentação quando aberto. Para isso, use o menu de contexto do Office (o botão de círculo) e vá à opção Salvar como, selecionando apresentação de slides do PowerPoint. Outra dica importante é salvar o arquivo na versão 97-2003, pois o PC que for usado na apresentação pode não ter a versão mais atual do programa.

ANTES DA APRESENTAÇÃO
Monte um roteiro do que será apresentado, levando em consideração o tempo máximo disponível, evitando estourar o tempo ou ser rápido demais. Inclusive, um ensaio prévio é importante para fazer uma estimativa do tempo gasto.

A apresentação não é um relatório. Procure ser objetivo ao apresentar o conteúdo de cada slide, já que eles devem apenas servir de orientação para o que está sendo dito. Não use planilhas/tabelas muito extensas. Gráficos são muito mais atrativos e aumentam a atenção da platéia. Textos longos devem ser evitados.

Som, efeitos de animação, elementos pulando na tela, textos que só aparecem após um clique no mouse? Esqueça isso tudo. A apresentação deve ser simples e objetiva para que você possa se concentrar no público.

Não abuse na escolha das letras. Se estiver na dúvida sobre qual estilo escolher, dê preferência para fontes clássicas como Arial, Verdana, Times New Roman ou Courier New. O tamanho da fonte também é importante - não use nada abaixo de 22 pontos.

Não use modelos de apresentação muito rebuscados, com muitos elementos visuais e imagens de fundo muito colorido. Fundo branco com letras pretas ou em uma cor escura são suficientes para uma boa leitura. Evite textos em cores quentes (vermelho, amarelo, etc) em fundos de cores frias (azul claro, verde claros). A atenção ao contraste é fundamental.

Caso a apresentação seja baseada em um documento ou um trabalho, monte-a seguindo rigorosamente a mesma seqüência de informações, pois quem estiver assistindo poderá comparar os dados de uma forma simples, sem perder tempo.

Use os slides como referência de tempo, criando, por exemplo, um slide para cada bloco de 5 minutos. Durante a definição das partes da apresentação, localize a parte mais importante e dedique a ela maior atenção e tempo.

Treine e treine bastante antes da apresentação. Em alguns casos vale filmar a apresentação e assisti-la para corrigir falas e posturas. Revise todos os textos que farão parte da apresentação. Erros de português, tanto gramaticais quanto ortográficos, são imperdoáveis.

Segundo o empresário e investidor Guy Kawazaki, uma apresentação deve seguir a regra do 10/20/30 que consiste em: Nunca ter mais de 10 slides, não durar mais que 20 minutos e só ter letras maiores que 30 pts. Em seu site existe uma explicação detalhada de sua teoria. O texto está em inglês.

Também é importante sempre levar cópias da apresentação em diversos tipos de mídia (pendrive, CD/DVD). Caso não vá usar seu próprio computador, procure salvar o arquivo em diferentes versões para evitar a desagradável surpresa de não ter uma versão compatível com sua apresentação.

DURANTE A APRESENTAÇÃO
As informações exibidas nos slides - uma ilustração, complemento ou representação gráfica- devem ser tratadas como ferramentas de suporte. Ou seja, servem para destacar aquilo que está sendo dito no momento. Afinal, o foco de uma palestra é o apresentador, e os slides devem servir apenas como ferramenta de apoio.

Em uma apresentação em que serão expostos valores percentuais, por exemplo, o slide pode ser apenas um gráfico, e a explicação do apresentador ilustra os números expostos. O público irá enxergar no gráfico aquilo que ouve, possibilitando uma maior fixação e compreensão daquele ponto específico.

Fonte: G1